キャパオーバーになってしまう人の特徴
まずは、キャパオーバーになってしまう人の特徴について紹介します。
- ・仕事量が多すぎる
根本的に仕事量が多すぎることが挙げられます。このような場合、「自分だから」そうなるのではありません。仕事量が多すぎるのだから「当たりまえ」なのです。
3時間かかる仕事が1日に4つあるなら、12時間かかります。これはどう考えてもキャパオーバーです。
さらに、この業務にだけ集中できるわけではないという人も多いのではないでしょうか。社内の人とのやりとりや、会議、来客の対応、雑務などさまざまなプラスの業務が発生し、残業時間はどんどん伸びていきます。
仕事がないよりはある方が良いかもしれません。それだけ、信頼や期待をされている証拠だからです。しかし、それでキャパオーバーになってしまっては元も子もありません。
- ・頼まれたら断れない
キャパオーバーになってしまっている人のなかには、頼まれたら断れない性格の人も多いのではないでしょうか。
繁忙期などは特に社内のみんなが多くの仕事に追われています。そんななかで上司や同僚から仕事の依頼を受けることもあるでしょう。
自分の仕事でいっぱいいっぱいであったとしても、「困っているからなんとかしてあげたい」と請け負ってしまう人はキャパオーバーになりやすいです。
そして、頼まれると断れないことから、どんどん仕事を任されるようになることもあるでしょう。なぜなら、「この人なら受けてくれる」と思われてしまうからです。
- ・仕事が遅い
仕事量は周りと比べて多くないのに、キャパオーバーになってしまうという人は、仕事をこなすスピードが遅いという可能性があります。
新入社員やその仕事を任された新人などに多くみられます。
はじめての経験なので、わからないことが多いのは当たりまえです。仕事を覚えるまでは、教えてもらいながらやっていくので時間もかかります。
わからないことがあったら、質問などをするのでその時間も必要になるでしょう。そんなときに先輩や上司の手が空いていないと、自分で調べたりしないといけなくなり余計に時間がかかることもあります。
- ・自分がどれくらいできるのか実力を知らない
忙しくても仕事を任されることは、期待されているということなので、その期待に応えたいと思う人もいるのではないでしょうか。
自分の状況を理解できず、頼まれた仕事は意気込んで「できます！」と言う人は要注意です。それだけの仕事をこなす力がないのに受けてしまい、どんどん仕事量が増えてキャパオーバーになってしまいます。
- ・余裕がない
気持ちに余裕のない人もキャパオーバーになりがちです。覚えることがたくさんあって常に焦っている状態の人は、余裕をもてずに追いつめられているような感覚になります。
気持ちに余裕がないと、焦るあまりミスをしてしまったり、効率の悪いやり方をしてしまったりしてさらに仕事が進まずいっぱいいっぱいになってしまうこともあるでしょう。
キャパを超えたときの対処法
キャパオーバーを感じたまま、今までと同じように働くということは絶対にしてはいけません。ではどのような対処をすれば良いのでしょうか。
- ・すぐさま上司に相談
まずはキャパオーバーだと感じたらすぐに上司に相談してください。
相談の仕方としては、キャパを超えているということだけを話すのではなく、何が理由で、自分にどのような影響が出ているのかを話すようにしましょう。
そうすることによって、仕事の割り振りを見直してくれたり、新たに人を雇うことをしてくれたりします。
案外、上司はキャパオーバーであることをわかっていなかったり、理由がわからなかったりするものです。そのため、状況や理由がわかると対処してくれることが多いです。
- ・有給休暇を取って休む
キャパオーバーを感じていて「もう無理」と極限の状態にいるのなら、思い切って休むことが肝心です。数日休むだけで、精神的にも体力的にもかなり落ち着く場合があります。
体調が悪いという理由で休むのも良いですし、有給休暇があるのなら、思い切って連休を取ってみてはいかがでしょうか。
- ・自分に合っている仕事なのか見つめ直す
自分に合っている仕事なのか見つめ直すことも肝心です。
キャパオーバーになってしまっている理由はどこにあるのか判断することができます。
例えば、自分の仕事の量を洗い出すことによって、仕事の量が原因なのか、仕事の内容が自分に合っていないことが原因なのか特定することができます。
仕事が自分に合っていないと感じるのであれば転職を視野に入れるのもひとつです。
転職なら転職エージェントに相談してみると良いでしょう。プロの目線からアドバイスをもらうことができます。
もうキャパオーバーにならない日々の対処法
そもそも、キャパオーバーにならないように、日々対処を行うことが大切です。では、いったいどのような対処法を行えば良いのでしょうか。
- ・タスクを頭で考えず、目に見えるように整理する
自分のタスク管理はどのようにしていますか？頭の中だけで考えていると、何を優先すべきか混乱してしまいます。そうなるとスムーズに仕事が進まなくなり、キャパオーバーになってしまうのです。
タスクを目に見えるようにすると、いつまでに何をすれば良いのかが一目瞭然になります。見える化して冷静に判断し、日々の業務をこなしましょう。
手書き、PC、スマホなど自分がわかりやすい方法で管理してみてください。
- ・どうしたら効率的になるのか考え、工夫する
効率が悪いことからキャパオーバーになってしまっているということも考えられます。そのような場合には、ツールの導入をしたり、やり方を変えたりして効率化を目指しましょう。
ひとつの仕事のなかで10分だけでも短縮することができれば、総合したときにかなりの時間を短縮することができたということもあります。
- ・仕事を手伝ってもらう(自分だけで背負いこまない)
自分ひとりではどうしようもないという場合には、迷わず周囲の人に助けを求めましょう。
協力を得ることができれば、精神的に安心することができます。
気持ちに余裕ができると、焦ってミスを起こしてしまうようなこともなくなるでしょう。
無理にひとりで背負い込まず素直に助けを求めると良いです。その分、ほかの人が困っているときは、助けてあげましょう。
- ・できない仕事は断る
できない仕事がある場合には思い切って断ることも肝心です。
無理して請け負ってしまうとキャパオーバーになってしまいます。
断る際には理由もはっきり述べると理解してもらいやすいでしょう。例えば、「今○○の作業をしていて、あと〇時間かかるので厳しいです。」などです。
- ・余裕をもったスケジューリングをする
把握している仕事はスケジュールをきちんと組みましょう。やらなければならない仕事をやみくもに片付けていくという方法では効率が悪いです。優先順位を付けて仕事をこなしていくと、先送りにできるものや省けるものも見えてきます。
全体像も把握できるので、焦ることもありません。
- ・仕事後に仕事のことを考えない
仕事が忙しいと、ついつい退勤後や休日にも仕事のことを考えてしまいがちです。
それでは仕事のストレスが蓄積されていくばかりで、発散ができません。
忙しいなかでも、自分の好きなことをして仕事のことは忘れることが肝心です。
仕事と家の往復になっている人は、退勤後や休日に好きなものを食べに行ったり、スポーツをしたり、習い事をしたりと、自分が楽しいと思えることをしてください。
退勤後は疲れていて、アクティブなことはできないという人は、良い入浴剤を使う、お風呂の後にストレッチをするなどちょっとした気分転換を加えてみると良いかもしれません。
オンとオフの切り替えを付けることによって、ストレスをため込まないように心がけましょう。
まとめ
仕事がキャパオーバーになっているという人は、ひとりで抱え込まないように注意してください。そして、日々の対策をきちんと行っていきましょう。もう無理と感じたときは思い切って休むことも大切です。